Elektronikus iratkezelés a vízügyi szervezeteknél

forrás Prim Online, 2004. május 11. 12:59

A regionális vízművek VI. Országos Informatikai Konferenciáján mutatta be ORCHI elektronikus dokumentumkezelő rendszerét az ADM Informatikai Kft. Az iratok érkeztetését, iktatását, készítését és nyilvántartását kezelő szoftver gyakorlati előnyeit a rendszert tavaly sikerrel bevezető Fővárosi Vízművek Rt., Északdunántúli Vízmű Rt. és Szegedi Vízmű Rt. példáján keresztül ismertették a mai villányi szakmai napon.

Jelentős hatékonyságjavulásról számolhatott be a regionális vízművek informatikai vezetői előtt a Fővárosi Vízmű Rt., az Északdunántúli Vízmű Rt. és a Szegedi Vízmű Rt. elektronikus dokumentumkezelését kiépítő ADM Informatikai Kft. A három vízmű tavaly tért át a papír alapú folyamatokat kiváltó ORCHI elektronikus dokumentumkezelő rendszerre. Az ADM fejlesztését több lépcsőben vezették be a három szervezetnél, megszüntetve mára minden papír alapú iktatást. Mindez csökkentette az ügyintézési időtartamot illetve egyszerűsítette és felgyorsította az üzemek és telephelyek közti kapcsolattartást.

Minden nagyobb szervezetben a be- és kiáramló adatmennyiség valamint a szervezeten belüli kapcsolattartás nagy mennyiségű papíralapú dokumentum felhalmozódását illetve a munkafolyamatok lelassulását eredményezi. A Fővárosi Vízmű Rt.-nél bevezetett ORCHI Digitális Iroda rendszer segítségével az elmúlt egy év során 20000 dokumentum elektronikus nyilvántartásba vételét végezték el. A szervezetnél felgyorsult az iratmozgás és az ügyintézés folyamata. Az iratokat többé nem szükséges kinyomtatni, azokat az irattárból kikölcsönözni vagy másolatot kérni, hiszen a digitális kép bármikor elérhető.

Az ORCHI több mint elektronikus iktatórendszer. A nyilvántartásba vételt követően lehetőséget nyújt a dokumentumok tárolására, valamint az üzleti folyamatok elektronizálására. Az Északdunántúli Vízmű Rt.-nél jelenleg kialakítás alatt áll a számla jóváhagyási munkafolyamat, amely egy többszintű döntési, ellenőrzési rendszerben jelentősen csökkenti a számlakezelési időt, és elkerülhetővé teszi a számlák elakadását, illetve elvesztését.

A három vízügyi szervezet jelenleg a rendszer használatának további kiterjesztésén dolgozik. A Fővárosi Vízmű Rt. a kimenő forgalom nyilvántartásba-vételét, valamint az elektronikus levelezés dokumentálását és tárolását készül bevezetni, míg az Északdunántúli Vízmű Rt.-nél az üzleti folyamatokat kísérő iratok teljes körét tervezi elektronizálni. A Szegedi Vízmű Rt. archiváló rendszerrel kívánja bővíteni sikeresen működő ORCHI Digitális Iroda rendszerét.