Prim Hírek

Az IDC tanulmánya, mely 500 főnél több alkalmazottat foglalkoztató európai vállalatok kb. 1000 felsővezetőjének bevonásával készült, rámutatott arra, hogy az európai szervezetek közel kétharmada (65%) nem követi nyomon a dokumentumok költségeit. A felsővezetőknek csupán 10 százaléka képes megbecsülni az ilyen jellegű kiadásokat, bár többségük azt állítja, hogy vállalatának van dokumentumkezelési stratégiája. A megkérdezettek több mint fele úgy gondolja, hogy stratégiájuk jól vagy igen jól működik és javítja a hatékonyságot, a termelékenységet, illetve a költségellenőrzést. Kevesen vélik azonban, hogy ez mindhárom területre érvényes. A kutatás felfedte a dokumentumkezelés különösen gyenge pontjait, melyek a tartalomkezelés, a munkafolyamat (workflow) és az igény szerinti nyomtatás területei.

Az IDC-kutatás hatalmas hulladékarányt tárt fel: a vizsgált vállalatok 31 százalékánál az összes kinyomtatott dokumentumnak több mint 10 százaléka a szemétbe kerül, mert helytelen információkat tartalmaz vagy mert nem használják őket, de a válaszadók több mint 10 százalékánál a hulladék meghaladja az összes nyomtatás 30 százalékát.

Az IDC a kutatás eredményeivel együtt közzétett ún. Fehér Könyvében (White Paper) azt javasolja, hogy a vállalatok tegyenek lépéseket tényleges költségeik meghatározására, vizsgálják meg dokumentum-feldolgozási stratégiájukat, valamint arra ösztönzi a vezetőket, hogy e terület racionalizálásával törekedjenek költségeik csökkentésére és hatékonyságuk növelésére.

A Xerox dokumentum kezelési felmérése az első lépés azon területek feltárásában, melyek költségmegtakarításra és a folyamatok ésszerűsítésére kínálnak alkalmat. Ezután kerülhet sor az ügyféllel történő megállapodásra és a dokumentum-feldolgozást meghatározó stratégia kialakítására, melyet a Xerox valósít meg, garantálva az idő- és költségmegtakarítást, valamint az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételét.

"Nagyon ritkán merül fel, hogy a felmérési folyamat nem tár fel olyan területeket, amelyekkel foglalkozni kell" - foglalja össze tapasztalatait xxx magyar felelős Shaun Pantling, a Xerox Europe üzleti szolgáltatási részlegének igazgatója. "A megtakarítások gyakran jelentősek, különösen, ha a szervezet kész felülvizsgálni működését és kiadni a feladatot egy külső partnernek. Legutóbb egy globális informatikai szolgáltató irodai nyomtatási költségeit csökkentettük éves szinten több, mint 1 millió dollárral. További jelentős előnyei is voltak a feladat-kihelyezésnek, hiszen aokaz így felszabaduló munkaidő lehetővé tette a vállalat számára az elmozdulást a hatékonyabb üzleti folyamatok és a munkatársak termelékenységének javítása felé."

Az IDC által megkérdezett felsővezetők több mint fele úgy véli, hogy a jelenlegi üzleti környezet legnegatívabb aspektusai a világgazdaság mélyrepülése, a fokozott verseny, és a pénzeszközök hiánya. A nyilatkozók beszámoltak arról is, hogy a legnagyobb üzleti kihívást számukra a nyereség és termelékenység növelése jelenti, második helyen pedig az ügyfélszolgálat javítása áll. "Különösen ebben a piaci környezetben az üzleti élet melyik területe kerülhetné még el ennyire a vezetés figyelmét, mint a dokumentumkezelés, holott kiemelkedően magas költségekkel jár, épp ezért elképesztően nagy megtakarítási lehetőségeket kínál, ráadásul az ügyfelek kiszolgálását is hatalmas mértékben javítja?" - kérdezi Jamie Snowdon, az IDC európai szolgáltatási részlegének kutatási igazgatója.

A Xerox által szponzorált, "Dokumentumok - A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége" című vizsgálat során az IDC közel 1000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett ki 14 európai országban. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.